Hiện nay, không phải nhân viên văn phòng nào cũng biết cách sử dụng Email một cách hợp lý. Hàng này, chúng ta phải nhận và gửi rất nhiều mail nên khó có thể tránh khỏi những sai lầm nhỏ. Tuy nhiên, điều đó thể hiện sự không chuyên nghiệp của mình. Hãy cùng VINASTAR nắm rõ 9 quy tắc viết email chuyên nghiệp nhất nhé!
9 quy tắc viết email chuyên nghiệp nhất bạn không nên bỏ lỡ
1. Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp
Nếu đang làm việc cho một doanh nghiệp, bạn nên sử dụng địa chỉ email có liên quan đến công ty. Tuy nhiên, nếu sử dụng tài khoản email cá nhân – liệu rằng bạn là một người làm việc tự do (Freelancer) hay đôi khi muốn sử dụng nó cho một số email đặc biệt – thì bạn cũng nên cẩn thận khi lựa chọn email đó.
Nên sử dụng địa chỉ email bao gồm tên của mình để người nhận biết được chính xác ai gửi thư đến. Đừng bao giờ sử dụng email bạn đã tạo từ thời còn đi học mà không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay môi trường làm việc hiện tại nữa. Không đặt tên email chữ “teencode” hay ngôn ngữ không phù hợp.
2. Tiêu đề Email rõ ràng, đúng trọng tâm
Mọi người thường quyết định có mở email đọc hay không dựa vào tiêu đề email của bạn. Hãy chọn một tiêu đề mà người nhận có thể biết được liệu bạn sẽ đưa ra giải pháp cho vấn đề họ đang quan tâm, hay trình bày về những vấn đề mới có liên quan đến hoạt động kinh doanh hiện tại.
Ví dụ:
– Thay đổi lịch họp
– Xin duyệt đề xuất cho dự án sắp tới…
3. Nghĩ kỹ trước khi quyết định “Reply All” (Trả lời tất cả)
Không ai muốn nhận email của 20 người mà chẳng hề liên quan đến mình. Việc lựa chọn mở hay bỏ qua có thể khiến họ mất tập trung vào công việc hiện tại. Bạn cũng có thể khiến người cần đọc email có thể phớt lờ email do bạn gửi quá nhiều người.
4. Sử dụng những lời chào chuyên nghiệp
Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mật tại nơi làm việc, chẳng hạn như “Hey” hay “Chào anh bạn”… Tốt nhất là bạn nên đề cập đến tên có kèm chức danh người nhận.
5. Hạn chế dùng dấu chấm than
Nếu muốn sử dụng, bạn chỉ nên dùng một dấu chấm than duy nhất để thể hiện sự phấn khích. Sử dụng quá nhiều dấu chấm than cuối mỗi câu khiến người nhận cảm thấy bạn làm quá, không biết kiềm chế cảm xúc hoặc bạn chưa thực sự trưởng thành.
6. Hãy cẩn thận với óc hài hước của bạn
Sự hài hước có thể khiến bạn không kiểm soát được giọng điệu đúng. Trong các hoạt động mang tính chất tương tác đòi hỏi tính chuyên nghiệp, tốt hơn là hãy gạt bỏ sự hài hước ra khỏi email trừ khi bạn biết rõ người nhận. Luôn nhớ là một điều gì đó có thể hài hước với bạn nhưng với người khác thì có thể không.
7. Chú trọng văn hóa của người nhận
Hiểu nhầm rất dễ xảy ra do khác biệt về văn hóa, đặc biệt là trong hình thức giao tiếp bằng văn bản bởi vì chúng ta không thể nhìn thấy ngôn ngữ, cử chỉ của người nhận. Do vậy, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền văn hóa của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ.
8. Đọc lại email trước khi gửi
Tùy thuộc vào người nhận mà có thể bạn sẽ bị đánh giá do các lỗi không đáng có trong email. Do vậy, hãy dành thời gian đọc lại 1-2 lần email trước khi gửi.
9. Nhập địa chỉ email cuối cùng
Không tránh khỏi trường hợp email bị gửi đi bất ngờ trong khi bạn vẫn chưa viết xong hoặc chưa đọc lại do vô tình nhấn phải một phím nào đó trên bàn phím. Vì thế, hãy nhập địa chỉ email người nhận vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc.
Hãy thật cẩn thận khi nhập địa chỉ email vì có thể bạn gõ sai tên hoặc vô tình gửi cho quá nhiều người cùng lúc.
Không quá khó để thực hiện các quy tắc viết email ở trên đúng không? Mong rằng bài viết trên hữu ích với các bạn và giúp các bạn viết Email một cách chuyên nghiệp hơn. Hãy like và share nếu bạn thấy hay nhé. Cảm ơn!
XEM THÊM:
Email Marketing và vai trò quan trọng của bảo mật thông tin
7 phương pháp tăng hiệu quả các chiến dịch email của bạn lên đến 15%
